Personalutveckling och NGO:s* roll
av Carlos Botero
* NGO är den engelska förkortningen för Non-Governmental Organisations, enskilda organisationer eller folkrörelser på
svenska. Det är dock inte säkert att en NGO verkligen är en folkrörelse. Medan en enskild organisation har medlemmar
och en demokratisk vald styrelse, så är en NGO ofta en stiftelse eller ett privat institut.
För att verka för en bättre förståelse för den nyckelroll NGO bör ha när det gäller utbildning av ledare beskriver
denna artikel först de typer av institutioner NGO försöker bistå, det fina arbete som dessa institutioner utför och de
problem de oftast möter, identifierar därefter de områden där NGO kan bidra för att utveckla personalens resurser och
presenterar till sist för diskussion ett antal förslag som troligen skulle kunna bidra till denna utveckling.
De flesta ideella organisationer, som består av frivilliga med ett gemensamt mål, har bildats för att arbeta med följderna av naturkatastrofer, sjukdom eller funktionshinder, eller för att täcka bristen på förnödenheter och/eller service som i normalfallet borde vara en statlig angelägenhet eller slutligen för att stärka minoriteters ställning i deras strävan efter fullständig delaktighet, lika möjligheter och en rättmätig plats i samhället. Med tanke på arten av dessa mål spelar dessa organisationer en mycket viktig roll i samhället där de kan arbeta på ett friare sätt, eftersom de inte drivs av vinstmotiv eller politiska intressen, och genom sitt arbete bemästra svårigheterna de möter som hindrar aktiv integrering, på grund av okunnighet, ointresse, brist på ekonomiska, tekniska eller mänskliga resurser, hos regeringen eller i den egna kommunen.
Trots entusiasmen som kännetecknar volontärerna i de flesta organisationer av denna typ finns dock ett mycket stort antal gemensamma problem som hindrar utvecklingen. Vissa organisationers mål är så ambitiösa och omfattande att de just av den anledningen är omöjliga att uppfylla, eller så har organisationen så snäv inriktning att den begränsar tillväxten på längre sikt. Ett annat vanligt fall är en organisation som aldrig i praktiken har klargjort sin målsättning och därför slösar med resurserna och splittras i sitt arbete. Som en följd av det senare eller på grund av ledningens bristande erfarenhet finner man föreningar vars organisatoriska struktur är för avancerad för behoven och använder alltför stora resurser. I andra fall kan den organisatoriska strukturen vara för liten för att föreningen ska kunna uppnå sin maximala potential. Många sådana organisationer blir tvungna att ständigt omformulera sina stadgar eller stiftelsehandlingar på grund av brister i organisationen, som visar sig först efter att man börjat sin verksamhet. Beslutet att centralisera eller decentralisera resurser och service är inte enkelt och kräver djupgående analys på ett stort antal områden som tillgång och efterfrågan, potentiella klienter eller brukare, mänskliga, tekniska, fysiska och ekonomiska resurser, mm. Trots detta tar många föreningar sina beslut utan att bedöma konsekvenserna i det medellånga eller längre perspektivet och skapar därför en ineffektiv verksamhet.
Ganska många funktionärer i ideella organisationer, som i vissa fall är ideellt arbetande eller medlemmar av en minoritetsgrupp med gemensamma problem, är varken fackmannamässigt eller administrativt utbildade i att leda sin organisation, även om det är riktigt att det stora flertalet har medfödd begåvning för ledarskap. Denna situation leder till maktmissbruk, felaktig beslutsgång, restriktioner och begränsningar i organisationens utveckling och till ineffektivitet i största allmänhet. På grund av bestämmelserna i stadgar eller handlingar är roterande ledarskap vanligare än önskvärt i ideella organisationer, eller så kan stadgarna förutsätta funktionärer valda på livstid, en tradition som mestadels leder till dålig administrativ ledning och begränsar utvecklingsmöjligheterna i ledarskapet. Bristen på utbildning hos funktionärerna, på ekonomiska resurser och andra faktorer är anledningen till varför bara ett fåtal av dessa organisationer har sina egna handböcker för funktioner och tillvägagångssätt, eller gör planer för nuläget, närmaste framtid och i långtidsperspektiv. Eftersom de alltid måste improvisera blir deras insatser splittrade och de ekonomiska resurserna används inte på bästa sätt. Samma problem gäller också när man rekryterar och väljer personal, med de extra kostnader som följer med dåligt administrativt ledarskap.
Med få undantag är i allmänhet lönenivån i denna typ av organisation, liksom övriga förmåner, arbetsmarknadens sämsta. Resultatet är dålig kvalitet på arbetet eller för stor personalomsättning, som innebär slöseri med arbete och resurser avsatta för personalens utbildning, vilket naturligtvis är till skada för själva organisationen. När det gäller finansiering och ekonomi är problemen lika allvarliga eller allvarligare. Historiskt sett har ideella organisationer varit beroende av frivilliga bidrag i större eller mindre utsträckning, vilket gör det svårt för dem att planera expansion och utföra det som är brådskande, utan att någonsin kunna göra det som bara är viktigt. I allmänhet saknar också dessa organisationer andra fonderade resurser som skulle kunna ge en bas för självfinansiering. Alla organisationer vet inte hur man korrekt lägger upp en budget, vilket ofta leder till lyxinvesteringar eller improduktiva investeringar i byggnader, fordon, löner, personal o. s. v. , som binder resurser som annars kunde användas för att främja organisationens huvudsyfte.
Dessa organisationer utför inte heller någon forskning, vilket är en enormt viktig uppgift. Man anger som orsak brist på
ekonomiska, tekniska och andra resurser, men i de flesta fall visar sig den riktiga orsaken återigen vara bristande
utbildning hos funktionärerna, som inte klarar av att lägga upp en riktig strategi och skaffa resurserna som krävs för
att genomföra den, och så blir resultatet till slut en organisation med begränsad expansion.
Eftersom vissa funktionärer har en felaktig uppfattning om sparande finner man ofta organisationer som saknar ett adekvat
bokföringssystem, inte har externa revisorer, och saknar uppföljning och kontroll av ledningens arbete, vilket leder
till slöseri med resurserna.
Trots att en del organisationer lägger upp planer i olika tidsperspektiv och en periodisk budget, så är det få
organisationer som följer upp resultatet och studerar utfallet av planerna för att kunna omformulera eller anpassa dem
till verkligheten, på grund av att de inte förstår hur det ska göras, eller inte har tid eller resurser för detta, eller
av någon annan anledning.
Till slut gör en allmän okunskap om lagstiftningen det svårt för dessa organisationer att dra nytta av olika fördelar,
eftersom de inte känner till de lokala eller nationella sociala, ekonomiska och politiska villkor, som reglerar deras
arbete.
Under det senaste årtiondet har regeringar fått möta nya utvecklingskoncept och krav på välfärd. Ökande efterfrågan på samhällsservice och regeringarnas oförmåga att uppfylla dessa krav, tillsammans med utvecklingsländernas internationella låneskuld med återbetalningskrav bortom deras förmåga, är några av orsakerna till att regeringar, bidragsgivare eller kreditorgan börjar titta på nya sätt att samarbeta om social utveckling, som innebär att man lägger större vikt vid att mobilisera samhällets resurser både finansiellt och i övrigt. Hjälporganisationer uppfattar allt oftare sin huvudsakliga roll vara att bidra med varor och tjänster, istället för att finansiera dessa. Då uppstår behovet att utbilda personal, att sprida och utbyta information och att erbjuda professionell assistans (inklusive ledningsfunktioner och administration). På liknande sätt kommer det att krävas konkreta och effektiva insatser av regeringar och bidragsgivare för att avskaffa hinder för egenutveckling bland de minst gynnade grupperna.
NGO har gradvis kommit underfund med att påbud, förmynderi eller assistans inte är godtagbara utvecklingsmetoder, att utvecklingsländerna har mycket utrustning, ofta högteknologisk men gammaldags, som de antingen inte kan använda eller som kostar för mycket att återställa till användbart skick, samt att entreprenörerna föredrar att låta utrustningen vara som den är och använda pengarna till andra saker. De har lärt sig att lösningen på brister och bristtillstånd inte ligger i att skänka utrustning eller varor, och de är dessutom rädda för att ge ekonomiska bidrag på grund av tidigare erfarenheter av misshushållning med pengar bland vissa mottagare. NGO:s roll för utveckling av mänskliga resurser är mycket viktig och nödvändig. Tyvärr ger universiteten, enligt traditionen, endast utbildning i hur man leder vinstdrivande företag inom industri, handel eller tjänstesektorn. Ideella organisationer arbetar annorlunda, med mycket engagemang och litet pengar. Ändå är pengar ytterst viktiga och funktionärerna måste få utbildning i hur de hanteras. Lika viktigt är att personalen har utbildning inom sitt specialområde. Oberoende av vilket område det är måste arbetet vara av högsta kvalitet och utföras ansvarsfullt, så att fler och bättre tjänster kan erbjudas till lägsta möjliga kostnad. Erfarenhetsutbyte och tillgång till information om vad andra organisationer gör möjliggör framsteg, utan att man sliter ut sig genom att upprepa misstag som andra redan gjort.
Om NGO verkligen vill se sina klienter och bidragstagare utvecklas måste de också bidra med att förbättra kunskaperna
om lagstiftningen eller de statliga, sociala, ekonomiska och politiska villkor, enligt vilka dessa organisationer ska
arbeta. Det finns också ett behov av att förfina förfarandet vid urval, rekrytering, och utbildning av personal och för
samordning och representation. Det senare kan bara uppnås genom adekvat utbildning av ledare och funktionärer, så att de
kan kommunicera på lika villkor med beslutsfattarna.
"Apati kan bara besegras genom entusiasm, som i sin tur enbart inspireras av två ting: ett ideal som övervinner fantasin och en specifik och tydlig plan som kan förverkliga idealet." Arnold Toynbee
Enbart det faktum att denna sammankomst har organiserats visar med vilket allvar, intresse och entusiasm Förenta Nationerna försöker angripa problem som är vanliga för organisationer i många länder. Bara entusiasm eller ideal räcker dock inte och därför ska vi här nedan presentera ett antal konkreta förslag, som enligt vår uppfattning kan göra det möjligt att gå från teori till praktik och göra idealet till verklighet.
A. Utbildning i organisationskunskap
Denna utbildning kan erbjudas genom kortkurser, seminarier, symposier, möten, korrespondens eller rådgivning i ämnen som lagstiftning, målformulering, arbete med föreningsstadgar, organisationsstruktur, centralisering eller decentralisering, mm.
B. Managementutbildning
Utbildningen under denna rubrik kan organiseras på samma sätt som ovan. Men det är viktigt att framhäva de praktiska färdigheterna hellre än de teoretiska och att behandla sådana ämnen som hur man definierar och bestämmer funktioner och procedurer; budgetarbete och budgetuppföljning, planering och programformulering på kort, medellång och lång sikt; urval och rekrytering av ledning, administrativ och teknisk personal; arbete med löner och lönenivåer; kvalitetsarbete och kvalitetskontroll, mm.
C. Utbildning i metoder för finansiering
Ämnen som bör tas upp inkluderar genomgång av finansieringsmöjligheter, förberedelse och presentation av utvecklingsprojekt, resursanvändning, lagstiftning om affärsverksamhet, bokföring och redovisning, extern revision, uppföljning och kontroll av de verkställande funktionärernas ledning, mm.
D. Främjande av forskning
NGO måste använda likadana mekanismer för att uppmuntra forskning och utbyte av erfarenheter och kunnande gentemot sina klienter och/eller bidragstagare.
E. Samordning av insatser och agerande
NGO måste utbilda sina klienter och/eller bidragstagare med samma metoder, så att de kan samordna sina insatser och sitt agerande hos regeringar, universitet och andra utbildningsinstitutioner, privata företag, och statliga och privata organisationer i allmänhet, för att uppnå maximal effektivitet i användandet av tillgängliga personella, tekniska, ekonomiska och övriga resurser.
F. Främjande av överordnade organisationer
NGO måste uppmuntra bildandet av "paraplyorganisationer", så att deras medlemmar genom samarbete kan utnyttja tillgängliga resurser maximalt och få en representation som stämmer bättre med sammansättningen av dem de representerar. För att säga det med det målande uttrycket i ett gammalt ordspråk: NGO:s arbete ska sikta på att inte "skänka fisk" utan att "lära folk att fiska".
Carlos Botero
Asociacion Colombiana de Personas Impedidas
Cra 54 Nr. 129 A Apto 133 AA 1575
Bogota, Colombia