Att vara egen arbetsgivare

Cirka 3 procent av de assistansberättigade är egna arbetsgivare för sina personliga assistenter (april 2009), vilket innebär drygt 450 personer. I denna guide beskriver vi vad det innebär att vara egen arbetsgivare med tillhörande arbetsgivaransvar.

Läs även vår guide "Att välja assistansanordnare"

Du får den största friheten och kontrollen över din assistans om du blir egen arbetsgivare åt dina assistenter. Samtidigt kräver den assistansformen mest av dig i ansvarstagande och kunskaper. Det kan liknas vid att du blir arbetsgivare i ett småföretag, vars uppgift är att leverera assistanstjänster till dig själv.

Som egen arbetsgivare ansvarar du för:

• att organisera och leda arbetet
• att administrera och betala löner, skatter och avgifter
• att anmäla verksamheten till Socialstyrelsen
• att redovisa verksamheten till Försäkringskassan och Skatteverket
• att assistenternas arbetsmiljö sköts enligt Arbetsmiljölagen
• att anställa (och eventuellt säga upp) anställda
• att det finns avtal och försäkringar för dina anställda

Registrera dig som arbetsgivare

Eftersom assistansersättningen är skattebefriad kan en assistansberättigad inte starta en enskild firma med F-skattsedel för att driva sin assistans. Istället registrerar du dig som arbetsgivare hos Skatteverket, och är då en privatperson som betalar ut lön för tjänster. Du kan anmäla dig som arbetsgivare på Bolagsverkets och Skatteverkets tjänst Företagsregistering.

Anmäl din verksamhet till Socialstyrelsen

Assistansberättigade som själva anställer sina personliga assistenter är skyldiga att anmäla sin verksamhet till Socialstyrelsen. Förutom att lämna personuppgifter kan du lämna upplysningar om verksamheten, och hur du hanterar arbetgivaransvaret och assistansersättningen.
Anmälningsblankett egen arbetsgivare: Ansökningsblankett för anmälan av enskild verksamhet med personlig assistans

Redovisa till Skatteverket

Arbetsgivaravgifter och inkomstskatt för dina anställda assistenter ska betalas in enskilt via blanketter till Skatteverket och du ska deklarera din verksamhet till Skatteverket. Du sköter utbetalning av löner, vilken det behövs ett löneprogram för att utföra. Många företag som säljer löneprogram erbjuder utbildning och support.

Redovisa till Försäkringskassan

Alla utgifter i din assistans ska redovisas till försäkringskassan senast den 5:e i andra månaden efter redovisningsmånaden på Blankett för räkning av assistansersättning. Assistansersättningen betalas ut i förskott den tjugonde varje månad. Du kan samla på dig en buffert av oanvända medel från utnyttjade assistanstimmar i sex månader vilket är avräkningsperioden, därefter måste alla oanvända medel återbetalas till försäkringskassan. (Se intervju med Försäkringskassan ) Du ska skicka in tidsredovisningar för assistansersättning till försäkringskassan senast den 5:e i andra månaden efter redovisningsmånaden, tidrapporterna ska vara påskrivna av alla assistenter och visa den faktiska tiden de arbetat, om en assistent är sjuk ska vikarien rapportera sin arbetade tid här. Om du inte använt alla assistanstimmar du beviljats inom avräkningsperioden på sex månader ska oanvända timmar återbetalas till försäkringskassan, de kan alltså inte sparas utöver avräkningsperioden.

Du kan köpa tjänster av ett företag

Som egen arbetsgivare kan du inte ta medel från assistansersättningen för eget utfört arbete för administration eller arbetsledning eftersom assistansersättningen är skattefri. Se intervju med Försäkringskassan.
Du kan däremot välja att sköta detta själv utan extra ersättning och istället satsa på högre löner till assistenterna eller mer medel till assistansomkostnader.
Alternativt kan du välja köpa tjänster av ett företag och betalar dem då av din assistansersättning. Det finns företag som endast sköter ekonomisk bokföring, andra sköter även lönehantering, vikarieanskaffning, utbildning av assistenter, annonsering vid nyanställningar, ger juridisk rådgivning med mera. När du anlitar vissa företag ingår det att du följer det kollektivavtal de är anslutna till. Vissa företags tjänster kan innehålla så pass mycket service att de ibland liknar en assistansanordnare.

Söka tillfälligt utökad assistans från kommunen

Du kan även söka tillfälligt utökad assistans från kommunen om du har assistansersättning från Försäkringskassan som tillfälligt inte räcker. Detta kan vara fallet vid en tillfällig sjukdom eller om du har behov av extra assistsanstid vid exempelvis en semesterresa eller om du fått ett arbetsuppdrag som kräver extra tid. Vid bestående ökningar av assistansbehovet ska du dock begära en omprövning av din ordinarie assistansersättning.
Hos kommunen kan man även söka andra LSS-insatser eller SoL,(Socialtjänstlagen) - insatser. Det kan dock variera via vilken typ av insats en kommun väljer ett ge extra stöd.

Kollektivavtal

Det är inget krav att ha ett kollektivavtal, men det underlättar. Du kan söka medlemskap i Arbetsgivarföreningen KFO (se kollektivavtal), den enda arbetsgivarorganisation som tar med egna arbetsgivare som medlemmar. Själva kollektivavtalet kostar ingenting, däremot betalar du för medlemskapet i KFO. Ett annat alternativ är att teckna ett så kallat hängavtal med Kommunal, det så kallade Privatavtalet AB-P. Ett kollektivavtal reglerar allt mellan assistenten och dig som arbetsgivare, exempelvis löner, anställningsform, anställningsavtal och försäkringar. Som medlem i KFO kan du få råd och stöd av dem i en förhandling med fackförbundet Kommunal, tex vid en tvist med en assistent. Se fakta och artiklar om kollektivavtal
Om du är medlem i KFO eller tecknar ett hängavtal med Kommunal förbinder du dig även att tillämpa Arbetstidslagen för dina assistenter.

När du som egen arbetsgivare köper tjänster av vissa företag kan det ingå att du följer det kollektivavtal företaget har med Kommunal. Vissa företag kräver inte att dina assistenter följer Arbetstidslagen, utan istället lagen om arbetstid i husligt arbete.

Ha kunskaper om lagstiftning med mera

Du måste känna till arbetsrättsregler och lagstiftning på arbetsmarknaden. Förhållandet mellan arbetsgivare och arbetstagare regleras i LAS (lagen om anställningsskydd)), semesterlagen, arbetsmiljölagen, Lagen om arbetstid m.m i husligt arbete och Arbetstidslagen.
Mer information kan du få exempelvis av KFO eller av IfA - Intressegruppen för Assistansberättigade om du är medlem där. IfA har också en vägledningspärm som riktar sig till arbetsgivare inom assistans. Vissa företag som säljer tjänster till egna arbetsgivare erbjuder också kvalificerad rådgivning och stöd.

Anställa assistenter

Den anställde ska ha ett anställningsavtal, vilket du kan du få via din arbetsgivarorganisation. Om den anställde har en tillsvidareanställning eller visstidsanställning kan du välja att ge personen lön samma månad eller en månad i efterskott, vilket är det mest vanliga. Timanställda som arbetar oregelbundet eller vid behov får alltid sin lön i efterskott.
Personer som är tillsvidareanställda kan du beordra att arbeta om någon blir sjuk och du inte hittar en ersättare, i gengäld ska du meddela planerade schemaändringar till tillsvidareanställda minst två veckor i förväg.

Som arbetsgivare är det viktigt att ha anställda du litar på, att de har god yrkesmoral och att de känner ansvar för exempelvis tystnadsplikt. Anställningsintervjun och introduktionen räcker inte alltid för att ta reda på hur en person är. Därför kan det vara bra att assistenterna först får en provanställning, innan de får sin ordinarie anställning. Du bör fråga efter referenser, en bra fråga till den förra arbetsgivaren är om denne skulle kunna anställa personen igen.
Se intervju: "Konfrontera den sökande med några tänkta arbetssituationer"

Om du vill anställa en assistent som flyttar hit från ett annat land eller om du vistas utomlands och vill anställa assistenter där kan du läsa om vad som gäller i Att vistas i och anställa assistenter i andra länder och Att anställa någon från ett annat land som personlig assistent

Arbetsleda assistenter

Som egen arbetsgivare är du den självklare arbetsledaren, du ansvarar för schemaläggning för dina assistenter, att ge och fördela arbetsuppgifter till assistenterna, lära upp nya assistenter, planera semesterledigheter osv.
Intervju om att själv arbetsleda: "Att instruera sina assistenter" av Bengt Elmén.

Uppsägningar

Om du har tecknat kollektivavtal finns möjlighet att ha så kallade visstidsanställningar "så länge uppdraget varar". Där kan uppsägning ske vid "särskilda skäl", vilket kan vara att "arbetsgivaren inte längre kan garantera assistens kvalitet och säkerhet" eller "att arbetstagaren och den funktionshindrade inte längre fungerar tillsammans". Miniminivån för uppsägningstid i visstidsanställningarna är 14 dagar hos KFO.

Om du tecknat kollektivavtal och din assistent har en tillsvidareanställning förbinder du dig att följa LAS (lagen om anställningsskydd) En tillsvidareanställd kan då inte sägas upp utan orsak, vilket kan vara att den anställde har misskött sitt arbete, stulit, begått våld, avvikit från arbete m.m. Även här ska uppsägningen lämnas skriftligt, minst två veckor före uppsägning till både assistenten och till eventuellt fackförbund. När assistenten är fackligt ansluten har han/hon rätt att förhandla om uppsägningen via sin fackförening, uppsägningen får då inte genomföras förrän diskussionen med fackförbundet är avslutad.
Om du inte har kollektivavtal gäller reglerna i "lagen om arbetstid m.m. i husligt arbete" Lag (1970:943) för egna arbetsgivare. Arbetsgivaren och arbetstagaren kan där utan att ange orsak säga upp anställningen, uppsägningstiden är då minst en månad. Om assistenten arbetat i fem år är den två månader och om assistenten arbetat tio år i tre månader. Uppsägningen ska vara skriftlig.

Ansvar för assistenternas arbetsmiljö

Du har som arbetsgivare ansvar för assistenternas arbetsmiljö. Sedan 1 januari 2009 gäller Arbetsmiljölagen även för egna arbetsgivare. Detta innebär att du är skyldig att bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete vilket innebär att det ska finnas riskbedömningar för den fysiska och psykiska arbetsmiljön i hemmet och under resor. Det ska finnas ett dokument där dessa risker antecknas och följs upp. Ett exempel är Prevents checklista för personlig assistans. 
Arbetsgivaren har det yttersta ansvaret men arbetstagarna ansvarar för att fylla i checklistorna och meddela risker till sin arbetsgivare.
Se intervju om arbetsmiljö: Stefan Pelc, egen arbetsgivare - "Om mina assistenter mår bra, mår jag bra"
Du kan avsätta medel för friskvård till assistenterna, exempelvis bidrag till simning eller träning på gym eller konditionsanläggning.
Som arbetsgivare har du rehabiliteringsansvar om någon anställd har/får missbruksproblem. Det innebär att du inte bara kan säga upp assistenten utan att först ha gett personen en möjlig chans sluta sitt missbruk. Sätt då upp en tydlig rehabiliteringsplan med delmål och tidpunkter. Om assistenten inte klarar de gemensamt uppsatta målen kan du behöva ta en diskussion om uppsägning med assistenten och eventuellt fackförbund som assistenten är medlem i.

När assistenten är sjuk

För den egna arbetsgivaren kan assistansersättningen ersätta antingen tid då ordinarie assistent får sjuklön eller tid för den arbetande assistenten. Det innebär att den ersättningsberättigade kan redovisa sjuklönetimmar eller arbetade timmar på tidsredovisningen men inte få dubbel ersättning.
För vikariekostnaden behöver du som egen arbetsgivare söka tillfälligt utökad assistansersättning från kommunen. Se information om detta från SKL, Sveriges kommuner och landsting, fullmakt för utbetalning av sjuklöner måste fyllas i.

Skillnader mellan att vara egen arbetsgivare och att köpa assistans

• Tillståndsprövning eller anmälningsplikt:  Egna arbetsgivare behöver enbart anmäla sin verksamhet till Socialstyrelsen, se anmälningsblankett för egna arbetsgivare.  
  En anordnare måste söka tillstånd hos Socialstyrelsen för att få bedriva assistansverksamhet. Då sker tillståndsprövning där en rad krav måste uppfyllas innan ett tillstånd ges. Se information och frågor och svar från Socialstyrelsen samt ansökningsblankett för anordnare från Socialstyrelsen. 
• Redovisning, vinst och sparade medel: Egna arbetsgivare ska sedan 1 juli 2008 redovisa hur assistansersättningen använts till med kvitton till försäkringskassan och återbetala oanvänd assistansersättning var sjätte månad. Egna arbetsgivare får inte göra vinst. (Intervjuer med Skatteverket och Försäkringskassan)
  Assistansanordnaren kan däremot göra vinst och redovisar endast ekonomiskt till skatteverket eftersom assistansersättningen är en del av assistansanordnarens näringsverksamhet. (De som har utökad assistansersättning måste dock alltid redovisa till försäkringskassan hur assistansersättningen använts).
• Tid som kan jämställas med assistans: Egna arbetsgivare beviljas, av Försäkringskassan, assistansersättning för "tid som kan jämställas med assistans" vilket inbegriper assistansersättning vid sjukhusvistelse i upp till fyra veckor, uppsägningslöner till assistenter om den assistansberättigade avlider. (Intervju med Försäkringskassan)
• Sjuklöner: Både assistansberättigade som köper assistans och egna arbetsgivare behöver söka tillfälligt utökad assistansersättning från kommunen till sjuklön för den ordinarie assistent som är sjuk. En skillnad är dock att den egna arbetsgivaren kan välja att skriva den faktiska arbetade tiden eller sjuklönekostnaden på tidsredovisningen. Den assistansberättigade som köper assistans kan bara skriva den faktiska arbetade tiden. Se information från SKL, Sveriges kommuner och landsting, samt fullmakt att fylla i.
• Arbetstidsregler: För egna arbetsgivare gäller Lagen om arbetstid i husligt arbete, som gäller för personer som arbetar i sin arbetsgivares hushåll. Detta innebär andra arbetstidsregler än i Arbetstidslagen, ATL. (Arbetsgivarföreningen KFO kräver dock att ATL tillämpas av egna arbetsgivare som är medlemmar, samma sak gäller om du har ett hängavtal, Privatavtalet ABP, med Kommunal).
  ATL ger den anställde rätt till en dygnsvila på 11 timmar varje dygn, en veckovila på 36 timmar och en maximal veckoarbetstid på 48 timmar, vilket inkluderar jourarbetstid. ATL är dispositiv, vilket innebär att det kan göras undantag i kollektivavtalen, exempelvis att dygnsvilan kan vara 9 timmar och att arbetstiden får fördelas inom vissa tidsperioder.
  Lagen om arbetstid m.m i husligt arbete har också krav på veckovila men inte på dygnsvila, den maximala veckoarbetstiden är 52 timmar istället för 48 timmar och jourtiden räknas inte in i den veckoarbetstiden. Lagen om arbetstid i husligt arbete är inte dispositiv, vilket innebär att inga undantag får göras i kollektivavtalen. Läs mer i: FAKTA om Arbetstidslagarna och undantag i kollektivavtal och intervjuer i TEMA-serien Arbetstidlagen, ATL.
• Anställa anhörig: Egna arbetsgivare kan inte anställa en person man lever i hushållsgemenskap med. En assistansanordnare kan däremot anställa en nära anhörig till den assistansberättigade som köper assistans av anordnaren.

 

Vad ska assistansersättningen täcka?

Försäkringskassan har rekommendationer (ej bindande) till egna arbetsgivare hur assistansersättningen bör användas. Se allmänna råd från RFV: (RaR 2002: 6)

• 85 - 87 procent till löner- och lönebikostnader. Avser samtliga lönekostnader och kostnadsersättningar till anställda, lagstadgade sociala avgifter, särskild löneskatt, premier för försäkringar och skattepliktiga förmåner.
• 5 - 8 procent till administrationskostnader. Avser kostnader för att administrera assistansen, såsom kontorsmaterial, kontorshyror, inventarier, frimärken, resor, revision, företagsförsäkringar samt kostnader till arbetsgivar- och branschorganisation.
• 2 - 3 procent till utbildningskostnader. Avser kostnader för kurser, lärare och föreläsare samt lokaler för utbildning och fortbildning av assistenter och ersättningsberättigade, samt kostnader för handledning av assistenter.
• 1- 2 procent till arbetsmiljöinsatser och personalomkostnader. Avser hjälpmedel av enklare slag, kostnader för att lösa arbetsmiljöfrågor, insatser för att möjliggöra personalens hygien, jourrum till assistenten, företagshälsovård, friskvård, kaffe, hudkräm, tvål och liknande.
• 1 - 2 procent till assistansomkostnader. Avser kostnader som den ersättningsberättigade har för sina personliga assistenter i samband med gemensamma aktiviteter utanför bostaden, exempelvis resekostnader för assistenterna samt inträdesavgifter.

Vad ingår i Löne- och lönebikostnader för assistenter?

Den anställde ska ha en fast grundtimlön exklusive semesterersättning och obekväm arbetstid. Är du osäker hur stor grundlönen bör vara så kontakta din arbetsgivarorganisation för att diskutera vilken nivå löner brukar ligga på.

Utöver grundtimlönen betalar arbetsgivaren:

OB-ersättning utbetalas för arbete förlagt till kväll (19-22 vardagar), natt 22-06 vardagar), helg (fre 19 - mån 07) storhelg (midsommar, jul, nyår, påsk) beloppen och tiderna kan variera något beroende på vilket kollektivavtal du har. Du bör planera ekonomin efter hur mycket obekväm arbetstid assistenterna arbetar.

Semesterersättning som enligt semesterlagen är 12 procent av grundlönen och betalas ut under den anställdes semesterledighet.

Arbetsgivaravgifter: Inbegriper lagstadgade sociala avgifter, särskild löneskatt och betalas in separat till Skatteverket. Arbetsgivaravgiften är ca 32 % av summan av utgivna löner och förmåner.  Arbetsgivaravgiften är lägre för anställda under 26 år.

Avtalspension/försäkringar: Ingår när kollektivavtal tecknas. Pensionspremien är ca 3,5 av bruttolönen. De avtalsförsäkringar som ska betalas in är, trygghetsförsäkring vid arbetsskada, avtalsgrupplivförsäkring, avtalsgruppsjukför­säkring, avgångsbidragsförsäkring.

Traktamenten: Ingår när kollektivavtal tecknas. Betalas till den anställde när arbetet är förlagt till annan ort, olika belopp gäller vid arbete inom Sverige och utomlands.